Vad är en intern informationskanal?

Via kanalen kan anställda och andra personer konfidentiellt rapportera beteenden som kan strida mot företagets interna regelverk och mot bestämmelserna i gällande lagstiftning, samt allvarliga eller mycket allvarliga administrativa överträdelser och brott mot arbetsrätten. Dessutom kan frågor om hälsa och säkerhet, beteenden som är misstänkt brottsliga, överträdelser av EU-lagstiftningen som påverkar EU’s ekonomiska intressen eller den inre marknaden rapporteras.

Hur fungerar informationskanalen?

• I kanalens formulär anmäls händelser eller beteenden som kan anses strida mot Liviogruppens riktlinjer och policyer, eller som är i strid med gällande lagar. Anmälaren har rätt att begära ett möte med den person som är ansvarig för den interna informationskanalen för att göra en anmälan. Anmälaren och anmälan är konfidentiella.
• Om du önskar kan du göra din anmälan anonymt. När du fyller i formuläret kommer inte din e-post, ditt telefonnummer eller någon annan identifierande information att synas. Om du vill göra en anonym anmälan kommer du att få en spårningskod för att upprätthålla absolut sekretess. Med koden kan du följa ditt ärende, samt kommunicera med den person som är ansvarig.
• Material som styrker din anmälan, bilder, videor eller dokument kan bifogas.
• Alla inlämnade uppgifter kommer att granskas och undersökas av den chef som ansvarar för den interna informationskanalen. Denne kommer att utvärdera ärendet och utreda om informationen är sann eller falsk.
• Ansvarig för den interna informationskanalen kommer att se till att de inblandades rättigheter och personuppgifter skyddas.
• När ett ärende har mottagits hanteras det enligt följande:
  • En bekräftelse på att anmälan mottagits skickas till uppgiftslämnaren inom sju (7) kalenderdagar från det att anmälan inkommit, såvida detta inte äventyrar ärendets sekretess.
  • Tidsgränsen för granskning av ärendet får inte överstiga tre (3) månader från det att anmälan inkommit eller, om det saknas mottagningsbevis till uppgiftslämnaren, tre (3) månader räknat från sju (7) dagar efter det att anmälan lämnades. I fall av särskild svårighetsgrad kan utredningen förlängas ytterligare med högst tre (3) månader.
  • När kommunikationen med uppgiftslämnaren är upprättad kan  ytterligare information begäras in om det anses nödvändigt.
  • Den/de berörda personen/personerna som avses i anmälan har rätt att bli informerad/e om de handlingar eller försummelser som tillskrivs honom eller henne, och har också rätt att ge sin version av händelsen/händelserna. Denna redogörelse kommer att ske vid den tidpunkt och på det sätt som den ansvarige för den interna kommunikationskanalen anser lämpligt, för att garantera att ärendet utreds på bästa sätt. Under utredningen råder oskyldighetspresumtion och den/de berörda personens/personernas rätt till heder äger företräde.
  • Utfallet av utredningen kommer att rapporteras till styrelsen av den ansvarige för den interna kommunikationskanalen. Styrelsen ansvarar därefter för att vidta lämpliga åtgärder.
  • Om sakförhållandena tyder på brott eller kriminell handling, ska uppgifterna vidarebefordras i anmälan till polismyndigheten. Om dessa omständigheter påverkar Europeiska Unionens ekonomiska intressen kommer ärendet att hänskjutas till Europeiska åklagarmyndigheten.

Informationskanalens syfte:

• Att upptäcka och stävja olagligt eller olämpligt beteende.
• Att alla anställda samt tredje part ska ha tillgång till den interna informationskanalen.
• Att garantera sekretess och anonymitet.
• Att skydda visselblåsaren, vilket också utgör en del av Liviogruppens värdegrund.
• Att ta emot och behandla anmälningar gällande oegentligheter eller överträdelse av bestämmelser som begås av anställda eller intressenter.
• Att skydda känslig information om Liviogruppen.
• Att bibehålla Liviogruppens renommé.
• Att bygga upp och bevara förtroende hos våra intressenter.
• Att förbättra interna processer.

Kännedom om den interna kommunikationskanalen:

• De anställda informeras om syftet med den interna informationskanalen och hur den fungerar.
• Inlämnade uppgifter kan vara anonyma (om uppgiftslämnaren så önskar). Det är inte nödvändigt att ange uppgiftslämnarens identitet, den avdelning som anmälan kommer från eller någon annan information som gör det möjligt att identifiera uppgiftslämnaren.
• Ärenden är strikt konfidentiella. Endast de personer som hanterar den interna informationskanalen kommer att ha tillgång till kommunikationen och de är också de enda som kommunicerar med uppgiftslämnaren.
• Ingen anmälan ska leda till repressalier, diskriminering och/eller bestraffning av anmälaren som förutsätts ha agerat i god tro.
• Anmälare kan, när så är lämpligt, utöva sina rättigheter till åtkomst, rättelse, invändning, radering ("rätten att bli bortglömd"), begränsning av behandling av personuppgifter, portabilitet samt att inte bli föremål för individualiserade beslut.
• Ansvarig för den interna informationskanalen agerar självständigt och oberoende vad gäller hantering av inkomna ärenden.
• Ansvarig för den interna informationskanalen fastställer rutiner för att undvika intressekonflikter vid hantering och utredning av mottagna ärenden.

Externa kommunikationskanaler

Uppgiftslämnaren får använda externa kanaler som utsetts av behöriga myndigheter, i enlighet med den lagstiftning som är tillämplig i varje enskilt fall, för att rapportera eventuella oegentligheter. Det kan röra sig om EU:s institutioner, organ eller byråer som är bemyndigade för detta ändamål eller enheter utanför Europeiska unionen.